Welches Apotheken-Shopsystem soll ich nur verwenden?
Seit der Einführung der GoBD 2015 (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) ist es notwendig, für alle DV-Buchführungssysteme Verfahrensdokumentationen zu erstellen. Bei den in Apotheken verwendeten Warenwirtschaftssystemen handelt es sich um solche Buchführungssysteme.
ApoDok: Die professionelle Verfahrensdokumentation für Apotheken
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Funktionsweise der Verfahrensdokumentation in einer Apotheke
Die Einführung der GoBD 2015 hat es verpflichtend gemacht, das Apotheken eine Verfahrensdokumentation mit integriertem Kontrollsystem anwenden.
Durch die Verfahrensdokumentation werden die Kompetenzbereiche und die Arbeitsweise innerhalb einer Apotheke erfasst und dargestellt. Dabei werden die einzelnen Arbeitsschritte in einer Apotheke dokumentiert und schriftlich festgehalten. Die Dokumentation erstreckt sich dabei von der Bestellung über den Wareneingang, die Lagerhaltung bis hin zum Verkauf und der Abrechnung von Apothekenprodukten.
Mithilfe der Dokumentation der verschiedenen Arbeitsschritte werden falsche Anwendungen der Produkte verhindert und jeder Mitarbeiter verfügt über einen verbindlichen Katalog von Zuständigkeiten und Arbeitsanweisungen. Innerhalb einer Apotheke stellt die Verfahrensdokumentation ein wichtiges Hilfsmittel dar, um eine gleichbleibende Qualität der Warenwirtschaft sicherzustellen. Das gilt insbesondere für den Fall von neuem Personal innerhalb einer Apotheke.
APODOK: Integriertes Kontrollsystem
Mithilfe eines integrierten Kontrollsystems werden in kontinuierlichen Abständen die in der Verfahrensdokumentation der Apotheke erfassten Arbeitsschritte auf ihre Umsetzung hin überprüft und überwacht. Dafür werden in dem Warenwirtschaftssystem der Apotheke Auswertungen angelegt und bereits bestehende Listen verwendet. Mithilfe dieser sich wiederholenden Plausibilitätskontrollen sind Apotheken gegen Manipulationen und Schäden abgesichert.
Die Protokollierungen, welche auf Basis der Nutzung der Verfahrensdokumentation und des integrierten, internen Kontrollsystems entstehen, können für Apotheken von großem Nutzen sein. Diese Protokollierungen können nämlich im Fall einer Betriebsprüfung durch die Finanzverwaltung die Umsetzung einer Verfahrensdokumentation glaubhaft darstellen.
Wenn im Rahmen einer Betriebsprüfung festgestellt wird, das eine solche Verfahrensdokumentation nicht vorhanden ist, handelt es sich um einen Formfehler. Bei einer Apotheke, welche einen branchenüblichen Umsatz aufweist, kann dies Sicherheitszuschläge auf den Gewinn und Steuernachzahlungen im Bereich von 10.000 bis 30.000 Euro nach sich ziehen.
Diese finanziellen Strafen und Belastungen können vermieden werden, wenn eine Apotheke rechtzeitig mit einer Verfahrensdokumentation beginnt. An dieser Stelle ist ApoDok das geeignete Produkt, um dieser Gefahr zu begegnen und eine professionelle Verfahrensdokumentation zu ermöglichen.
Die Verfahrensdokumentation spiegelt die betrieblichen Abläufe unter Berücksichtigung des WAWI- Systems wieder. Eine Verfahrensdokumentation sollte folgende Elemente umfassen:
– die Darstellung der Prozesse Wareneingang und Verkauf sowie die Abrechnung der Umsätze
– die Darstellung der verwendeten Hard- und Softwarekomponenten sowie die Weiterleitung von Daten und Unterlagen bezüglich der Steuer an den Steuerberater
– Darstellung des Datensicherungskonzeptes im Rahmen der WAWI-Daten, des Mailverkehrs sowie sonstiger Daten bezüglich der Steuer
– ein internes Kontrollsystem (IKS). Wer hat welche Befugnisse? Vorstellung von Kontrollmechanismen
Die Anfertigung einer Verfahrensdokumentation bedeutet für viele Apotheker(innen) und ihre Berater oftmals eine unüberwindbare Hürde. Viele Apotheker(innen) schrecken auch sehr oft vor den oftmals hohen Kosten für externe Berater zurück.
Die C&P Digital GmbH hat auf der Basis der langjährigen, apothekenspezifischen Beratungserfahrung von Steuerberater Nelson Cremers eine spezielle Verfahrensdokumentation für Apotheken konzipiert.
Merkmale der ApoDok-Software:
- Online-Erstellung
- pauschale Gebühren
- Updates und Änderungsservice
Funktionsweise von ApoDok:
– Registrierung auf der Webseite www. ApoDok.de
– Auswahl des genutzten WAWI-Systems
– Beantwortung eines Online-Fragebogen
– nach einem Zeitraum von 14 Tagen Zusendung der abgeschlossenen Verfahrensdokumentation digital und in Papierform
– automatisierter Update-Service – auf Wunsch Änderungs-Service
Der Nutzen von ApoDok:
– Erfüllung der gesetzlichen Vorgaben
– einer Betriebsprüfung durch das Finanzamt kann gelassen entgegen gesehen werden
– kein Verlust von Finanzmitteln durch eine falsche Anwendung oder Manipulation des WAWI – klar definierte Verantwortungsbereiche
Produktmerkmale von ApoDok:
– die Ist-Situation der WAWI-Prozesse wird schnell aufgenommen
– die konkreten Anwendungsregeln des WAWI-Systems werden festgelegt – klare Festlegung der Kompetenzbereiche von Mitarbeitern
– Anfertigung des Handbuchs Verfahrensdokumentation / IKS
Folgende Hersteller / Softwareprodukte werden von ApoDok unterstützt:
– ADV Gawis
– Awinta ASYS
– Awinta Infopharm
– Awinta Prokas
– Lauer & Fischer Winapo64 – Pharmatechnik IXOS
– Pharmatechnik XT
– Prisma Aposoft
– ADG S3000
– ADG A3000
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