Pharmaziepraktikanten
Für alle DV-Buchführungssysteme in Apotheken müssen Verfahrensdokumentationen angefertigt werden.
Dies gilt, seitdem der GoBD 2015 eingeführt wurde. Bei den Apotheken zählen die eingesetzten Warenwirtschaftssysteme zu den Buchführungssystemen.
In einer Apotheke mit durchschnittlichem Umsatz kann eine fehlende Verfahrensdokumentation zu Sicherheitszuschlägen auf den Gewinn führen. Zwischen 10.000 € und 30.000 € beläuft sich in solchen Fällen die Steuernachzahlung. In einer Betriebsprüfung stellt die nicht vorhandene Verfahrensdokumentation einen Formalmangel dar.
Die Verfahrensdokumentation ist ein wichtiger Bestandteil der betrieblichen Abläufe. Hier werden die Nutzungsabläufe des Warenwirtschaftssystems (WAWI) abgebildet.
Eine Verfahrensdokumentation beinhaltet folgende Bestandteile:
– eine Übersicht über die verwendete Hard- und Software
– der Wareneingang und Verkauf
– die Umsatzabrechnungen
– die Weitergabe der Daten und Unterlagen an den Steuerberater, die steuerrelevant sind
– das WAWI (Datensicherheitskonzept)
– E-Mails und steuerrelevante Daten
– Kontrollmechanismen über ein internes Kontrollsystem (Wer darf was?)
Für viele Apotheker(innen) und Berater ist die Erstellung einer Verfahrensdokumentation eine unlösbare Aufgabe.
Viele scheuen sich davor, einen externen Berater zu nehmen, weil dieser mit hohen Kosten verbunden ist.
Beschreibung einer Apotheken Verfahrensdokumentation
Die verschiedenen Abläufe und Prozesse der Apotheke werden in der Verfahrensdokumentation beschrieben. Rechnungslegungsrelevante Zahlen werden auf ihr Zustandekommen geprüft und belegt. Diese Beschreibungen können nach § 2a Abs. 1 ApBetrO aus dem Qualitätsmanagementsystem oder von Softwaredienstleistern genutzt werden.
Ungefähr 90 Prozent der übernommenen Bestandteile decken die Verfahrensdokumentation ab. Für die Finanzverwaltung werden die Anforderungen damit nicht erfüllt.
Die Berater unterstützen Sie gerne bei der Erfüllung aller Dokumentationspflichten und der Ergreifung der weiteren Maßnahmen.
Das interne Kontrollsystem ist das Herzstück der Apotheken Verfahrensdokumentation.
Dieses ist in einer vollständigen Dokumentation beschrieben. Diese beinhalten sämtliche Prüfaktivitäten wie der Abgleich von einer Bestellung mit der Wareneingangslieferung. Hier können Fehler sehr schnell aufgedeckt und Konsequenzen gezogen werden.
Vielfach unterschätzt wird die Mitarbeiterzuordnung zum jeweiligen Geschäftsvorfall an der Kasse. Es gibt Kontrollmöglichkeiten, die in solchen Fällen Verbesserungen bringen. So muss sich ein Mitarbeiter nach der Implementierung unserer Empfehlungen mit dem Fingerabdruck authentifizieren, wenn ein Verkaufsvorgang abgeschlossen wurde. Weitere Kontrollmöglichkeiten zeigen Ihnen Experten gerne und machen dies auch gerne vor Ort in Ihrer Apotheke.
Apotheken Verfahrensdokumentation: Gehen Sie kein Risiko ein – nutzen Sie Ihre Chancen und optimieren Sie die Prozesse
Wenn Sie in Ihrer Apotheke IKS einsetzen, bekommen Sie vielfältige Chancen, die Sie nutzen können. Sie bekommen die Möglichkeiten, Fehler frühzeitig zu erkennen und zu vermeiden oder zu beseitigen, sie haben ein Mittel zur Hand, um eigene Prozesse zu kontrollieren und stellt die GoBD-Konformität für die Finanzverwaltung sicher. Die Leitungsfähigkeit der Apotheke wird durch den Einsatz des IKS (Internes Kontrollsystem) verbessert.
Gut fürs Finanzamt
Durch die Verfahrensdokumentation wird die GoBD-Konformität abgerundet. Die Finanzbehörden haben weniger Angriffsfläche und können jederzeit eine unangekündigte Kassennachschau machen. Die Überprüfung dient der Ordnungsmäßigkeit von Kassenaufzeichnungen. Durch das Kontrollsystem inklusive der Verfahrensdokumentation kann eine Betriebsprüfung und Überprüfung der Bücher jederzeit durchgeführt werden. Das Risiko von teuren und zeitintensiven Rechtsstreitigkeiten oder Hinzuschätzungen wird durch unser System minimiert.
Wenn Sie Interesse an einem System haben, sprechen Sie uns gerne an. Wir zeigen Ihnen gerne, welche Kontrollen möglich und nötig sind und welche bei Ihnen bereits vorhanden sind. Unsere Berater unterstützen Sie auf Wunsch bei der Niederlegung der Prozesse in einer Verfahrensdokumentation.
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